Sparebankstiftelsen Biens behandling av personopplysninger er i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk. 

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Behandling av personopplysninger er ikke tiltatt med mindre det foreligger et gyldig behandlingsgrunnlag. Et slikt behandlingsgrunnlag kan eksempelvis være samtykke fra den registrerte, kontrakt (inngåelse av avtale), lov eller at vi som behandlingsansvarlig har en «berettiget interesse» som overstiger den registrertes krav på personvern.

Vårt behandlingsgrunnlag er i hovedsak kontrakt, og i noen tilfeller samtykke. Dersom stiftelsen skal behandle personopplysninger til barn under 16 år kreves det samtykke fra de foresatte.

Tildeling

Dersom du har mottatt en tildeling fra oss, er vi avhengig å oppbevare opplysninger for eksempel kontonummer, e-postadresse, etc. for å kunne utbetale tildelte midler.

Honorar

Dersom du hatt et oppdrag for oss, er vi avhengig av å oppbevare opplysninger som kontonummer, fødsels- eller personnummer, etc. for kunne foreta utbetaling av honorar. 

Arrangementer

Dersom du har mottatt en invitasjon fra oss, er vi avhengig av å oppbevare opplysninger som navn og epostadresse for å kunne foreta utsendelse av invitasjon.

Samarbeidspartnere

For å ha nødvendig kontakt med våre samarbeidspartnere oppbevares opplysninger som e-postadresse, postadresse og telefonnummer til relevante kontaktpersoner.

Hvilke personopplysninger behandles?

Personopplysninger Sparebankstiftelsen Bien samler inn kan deles inn i følgende kategorier:

• Identifikasjon. For søkere og kontaktpersoner/brukere er vi nødt til å innhente navn og mobiltelefonnummer. I tillegg dokumenteres dette ved bruk av BankID.
• Kontaktinformasjon som epostadresse og postadresse.
• Finansielle opplysninger som kontonummer og fødselsdato.
• Bilder. Stiftelsen har en stor bildebase som dokumentasjon på tildelinger/arrangementer.

Sparebankstiftelsen Bien samler ikke inn eller registrerer opplysninger som kan ansees som sensitive opplysninger etter personopplysningsloven

Vår bruk av personopplysninger

Vi samler inn og behandler personopplysninger for at vi skal kunne oppfylle vår avtale med:

• Søkere og kontaktpersoner/brukere som registrerer seg via vår elektroniske søknadsportal
• Personer som engasjeres til oppdrag hos stiftelsen
• Personer som skal inviteres til ulike type arrangement
• Personer hos våre samarbeidspartnere som vi har kontakt med

I tillegg innhenter vi samtykke, fra personer eller foresatte, før bruk av bilder der personer kan gjenkjennes.

Sparebankstiftelsen Bien jobber kontinuerlig med forbedring av nettsiden og søknadssystemet. I tillegg gjennomfører vi av og til undersøkelser som er relevant for virksomheten. I den forbindelse kan det rettes henvendelser til våre søkere og brukere/kontaktpersoner. Slik henvendelse skjer ikke uten samtykke.

Hvilke databehandlere bruker vi?

Sparebankstiftelsen Bien bestemmer formålet med behandlingen av personopplysningene som innhentes og er å anse som behandlingsansvarlig etter personopplysningsreglene. Registrerte personopplysninger behandles konfidensielt hos oss og det er bare de med tjenstlig behov som vil ha tilgang til våre personregistre. Som hovedregel vil vi derfor heller ikke dele personopplysninger med noen utenfor stiftelsen. Visse personopplysninger vil bli utlevert til leverandører av tjenester som behandler data på vegne av og etter instruks fra Sparebankstiftelsen Bien. Dette skjer kun i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle forpliktelser eller oppfylle de lovkrav stiftelsen er underlagt. Stiftelsen skal sørge for at mottakeren oppfyller gjeldende taushetsforpliktelser og krav til vern av personopplysninger og disse kan ikke brukes til annet formål enn det som er avtalt.

Drift og vedlikehold av nettsted

Catch Media AS er Sparebankstiftelsen Bien sin databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet.

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester på www.sparebankstiftelsenbien.no. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes i Norge av leverandøren hos Syse. Det er kun Sparebankstiftelsen Bien, Catch Media og Syse som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Sparebankstiftelsen Bien og Catch Media AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Vi har også en avtale om «offsite backup» der backup av våre data lagres. Denne driftes av Syse. Det foreligger en egen databehandleravtale mellom Catch Media og Syse for sikring av data i forbindelse med drift av webløsning.

Informasjon om sosiale medier

Sparebankstiftelsen Bien benytter sosiale medier som eksempelvis Facebook og Instagram i samarbeid med Bien Sparebank. Informasjon om dine besøk på Facebook knyttet til sparebankstiftelsens virksomhet registreres ved at Facebook benytter informasjonskapsler og dermed samler inn informasjon om trafikk, besøk. Dette er anonymisert informasjon.  

Lagring av personopplysningene og sletting

All behandling av personopplysninger skjer innenfor EU/EØS-området. Sparebankstiftelsen Bien beholder innsamlede opplysninger så lenge de trengs for de formålene som opplysningene ble samlet inn og behandlet for, eller så lenge det kreves i henhold til lover og forskrifter.

Hvis det er inngått en avtale med stiftelsen, beholdes nødvendige personopplysninger for å oppfylle avtalen eller for å oppfylle krav til oppbevaringstid i lov eller forskrift som for eksempel:

• Skatterapportering. Minst fem år etter opphør av avtaleforholdet.
• Bokføringsformål. Etter bokføringsforskriften kreves oppbevaring inntil ti år etter regnskapsårets slutt.

Søkere eller kontaktpersoner/brukere som ikke har vist aktivitet i den elektroniske søknadsportalen i løpet av en 5 års periode slettes.

Personer som ikke ønsker å motta invitasjoner blir umiddelbart slettet fra invitasjonslisten. Dersom vedkommende ikke har respondert på invitasjoner siste 3 år, blir også vedkommende slettet fra listen.

Bilder i bildedatabasen slettes ikke da disse anses å ha en berettiget historisk verdi og bidrar til å dokumentere stiftelsens virksomhet gjennom tildeling av midler til allmennyttige formål.

Sparebankstiftelsen Bien sletter personopplysninger uten ugrunnet opphold dersom et samtykke, som ligger til grunn for behandlingen av opplysningene, trekkes tilbake eller det gjøres en innsigelse mot behandlingen og det ikke finnes mer tungtveiende berettigede grunner for behandlingen.

Dine rettigheter

Alle som spør, har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter GDPR – generell personvernforordning. Sparebankstiftelsen Bien har gitt denne informasjonen i denne personvernerklæringen.

Mer om rettigheter kan leses på hjemmesiden til Datatilsynet. Likeledes finnes en oversikt over rettigheter.

Rett til å klage

Dersom behandlingen av personopplysninger oppfattes å være i strid med personvernforordningen, eller personvernregelverket for øvrig, er det adgang til å klage til tilsynsmyndigheten, Datatilsynet. Klage kan leveres på deres nettside.

Kontaktinformasjon

Dersom det er ønskelig å kontakte stiftelsen knyttet til behandlingen av personopplysninger, kan henvendelsen rettes til stiftelsen per epost til: post@sparebankstiftelsenbien.no eller til: Sparebankstiftelsen Bien, Bygdø Allé 2, 0257 Oslo.